A IA entrou na reunião com o cliente. Quem avisou o cliente?

Assistentes de reunião com IA ficaram comuns: um convidado extra entra na videochamada, grava o áudio, transcreve tudo e devolve um resumo com tarefas. Para um escritório de advocacia, a pergunta prática não é se a ferramenta é útil. É outra. A reunião com o cliente é provavelmente a conversa mais protegida do escritório, e agora existe uma terceira parte dentro dela, que grava, transcreve e armazena. O que precisa estar resolvido antes de ligar essa função?

A resposta curta é que gravar e transcrever reuniões com apoio de IA não é proibido, mas três deveres viajam juntos: informar o cliente, proteger o sigilo e controlar onde a gravação e a transcrição ficam. Os três aparecem em normas que já existem; nenhum depende de lei nova sobre IA.

Gravar é uma coisa. Ter um processo em volta é outra.

O STF reconheceu, com repercussão geral, que a gravação de uma conversa feita por um dos participantes pode ser usada como prova (RE 583937, Tema 237, julgado em 2009). Ou seja, no plano da prova, a gravação feita por um dos participantes não é ilícita só por existir. O Tema 237 não trata de conversa protegida por sigilo profissional. E "a gravação pode existir" não responde às perguntas que importam no dia a dia: o cliente sabe que está sendo gravado? Onde o arquivo fica? Quem acessa? Por quanto tempo? A gravação alimenta o treinamento do modelo de algum fornecedor?

É nesse ponto que a conversa sai do direito de prova e entra em governança. Um assistente de reunião não é um gravador. É um serviço que processa voz, gera texto, guarda histórico e, conforme o contrato e a configuração, pode usar os dados para treinar o modelo.

O sigilo não espera o cliente pedir

O Código de Ética e Disciplina da OAB é direto. O advogado tem o dever de guardar sigilo dos fatos de que tome conhecimento no exercício da profissão (art. 35), e o sigilo é de ordem pública e independe de o cliente pedir reserva (art. 36). As comunicações entre advogado e cliente presumem-se confidenciais. Violar sigilo sem justa causa é infração disciplinar pelo Estatuto da Advocacia (art. 34, VII), e o mesmo Estatuto protege a inviolabilidade dos arquivos, dados e comunicações do escritório (art. 7º, II).

Na prática, quando um robô de transcrição entra na reunião, o dever de sigilo do advogado passa a cobrir também o que aquele serviço faz com o conteúdo. Se a transcrição vaza, se o áudio vai parar em um ambiente fora do contrato ou se o conteúdo treina um modelo público, o escritório responde pela falta de diligência na escolha e no uso do serviço, sem afastar a responsabilidade que o fornecedor também possa ter.

A LGPD trata a reunião como dado pessoal, porque ela é

Gravação de voz e transcrição com nome, histórico e detalhes do caso são dados pessoais, e em reuniões jurídicas é comum aparecerem informações como vida familiar e situação financeira, que são dados pessoais, e também dados sensíveis do rol do art. 11, como saúde. A LGPD exige uma base legal para o tratamento (art. 7º) e dá ao titular o direito de informação clara e acessível sobre finalidade, forma e duração do tratamento (art. 9º). Quando a finalidade envolve dados sensíveis, o padrão sobe: consentimento específico e destacado, ou outra base do art. 11.

Na prática, para a reunião com o cliente, o caminho mais limpo costuma ser o aviso explícito antes de gravar, o que combina com a LGPD e com a deontologia. "Vou gravar e transcrever nossa conversa com uma ferramenta de IA; o conteúdo fica no ambiente do escritório e serve para registro e acompanhamento do seu caso" é um bom modelo, desde que o aviso descreva o armazenamento real da gravação. O aviso não substitui a base legal da LGPD, a segurança do serviço contratado nem o dever de sigilo. O mesmo cuidado vale para a equipe interna: estagiários e colaboradores também são titulares.

O que a OAB já disse sobre IA e dados do cliente

A Recomendação 001/2024 do Conselho Federal da OAB, sobre IA generativa na prática jurídica, cai como uma luva sobre o assistente de reunião, mesmo sem citá-lo: ao incluir informações em sistemas de IA, o advogado deve zelar pela confidencialidade e pelo sigilo dos dados (diretriz 2.1); deve ter diligência na escolha do sistema, garantindo que o fornecedor proteja as informações e possibilite a não utilização dos dados para treinamento (2.2); e deve verificar se as finalidades de compartilhamento de dados estão previstas na política de privacidade (2.3).

Traduzindo para a compra da ferramenta: antes de assinar, o escritório precisa de respostas por escrito para quatro perguntas. Os dados são usados para treinar o modelo? Onde ficam armazenados e por quanto tempo? Quem acessa as transcrições? Como se apaga uma reunião e o que acontece com ela ao cancelar o contrato?

Um checklist mínimo antes do primeiro "bot entrou na reunião"

• Aviso e registro. Cliente informado antes de gravar, com a finalidade explicada; aviso registrado (contrato, e-mail ou a própria gravação).
• Escopo. Definido o que entra na reunião gravada. O que não precisa de registro não deve ser dito com o gravador ligado.
• Fornecedor. Respostas por escrito às quatro perguntas acima, incluindo não uso dos dados para treinamento.
• Guarda e acesso. Onde o arquivo fica, quem no escritório acessa, por quanto tempo e como é a exclusão.
• Revisão humana. A transcrição é rascunho. Quem usa o conteúdo confere contra a gravação antes de agir. Resumo gerado por IA não é ata até alguém revisar.

A tecnologia de transcrição resolve um problema real, a memória do escritório. O risco não é gravar; é descobrir depois que a gravação tinha dono, prazo e destino que ninguém escolheu.

Perguntas frequentes

O advogado pode gravar a reunião com o cliente sem avisar? A jurisprudência admite como prova a gravação feita por um dos participantes da conversa (STF, RE 583937). Mas a LGPD exige informação clara ao titular sobre o tratamento de dados e o dever de sigilo recomenda transparência com o cliente. A prática segura é avisar antes.

Transcrição de reunião é dado sensível? Depende do conteúdo. A voz em si é dado pessoal; quando a conversa envolve saúde, origem racial, convicções ou outros dados do art. 11 da LGPD, o tratamento pede base legal mais forte.

Posso usar a transcrição para alimentar a IA do escritório? Só com cuidado. Não basta que o uso conste na finalidade informada ao cliente e no contrato com o fornecedor. Ele também precisa de base legal na LGPD e tem de respeitar o dever de sigilo do Código de Ética e do Estatuto, incluindo a garantia de que os dados não treinam modelos de terceiros.